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中古マンションを購入しましたと、ここまでは普通の話ですが、買って3ヶ月でいきなりマンション管理組合の理事長に就任することになったのです。

現在、理事長としての任期はもうすぐ満了となります。結果的には理事長になってマンション管理の実態について知ることができました。これから中古マンションを購入する方の参考になればと思います。それでは早速、理事長になって困ったこと、気づいた問題点をご紹介します。

中古マンションの管理組合の理事長になって見えた管理の実態
結論としては多くは委託する管理会社の怠慢が問題で中古マンションにおける管理の時間は大昔に止まっています。業務の見直しは一切行われず、その管理プロセスは無駄が多く、かつ内部統制がきいていません。

＜理事長になって困ったこと＞
①高齢住民による部屋凸（いきなり部屋に訪問されることです）
②紙、ハンコ、会議のアナログ世界

＜理事長になって気づいた中古マンション管理の問題点＞
①相見積？そんなものありません。承認のプロセスがザル仕様
②勝手に知り合いの業者に工事を発注
③紙のコピー代、割高なゴミ袋代など無駄なコストのオンパレード

それぞれの内容について詳しく紹介します。

マンション管理組合の理事長の主な業務のご紹介

はじめに理事長の主な業務についてご紹介したいと思います。基本的には管理会社からこういう対応はどうでしょうかという提案があります。また書類作成や工事の発注などの手続きは管理会社が代行してくれます。最終判断は理事長にありますが、この後ご紹介する問題点によってほとんどは選択の余地はありません。一度、管理会社の対応があまりに杜撰で自腹を切って対応したケースもありました。

・日々の修理や大きな修繕工事などの実施判断
・住民のよもやま相談への対応
・保険など契約の決裁
・管理費用や工事費用の支払承認
・総会の議長

理事長になって困ったこと

①高齢住民による部屋凸

これは本当に困りました。常習犯である特定の住民だけですが、何かあると理事長さん、理事長さんと部屋にいきなり訪問してきます。私のマンションでは例え理事長であっても勝手に住民個人の家に訪問することは原則、禁止とされています。それにも関わらず理事長だから対応してということで度々、訪問がありました。

②紙、ハンコ、会議のアナログ世界

そもそも私が理事長に選任された理由として、高齢者が多いのでインターネットでの決裁、承認ができない、理事長の仕事はインターネットを使う作業が多いというものがありました。しかし蓋を開けてみたらインターネットを使うのは支払承認のみです。ほとんどの書類は紙で渡され、管理組合のハンコの捺印が必要です。また理事会もWEB会議で開催されるわけもなく、わざわざ理事を務める住民が集まって会議をします。特に建設的な意見が出るわけでもなく言いたいことを言うだけの会議です。

理事長になって気づいた中古マンション管理の問題点

①相見積？そんなものありません。承認のプロセスがザル仕様

管理においてこれが最も懸念している問題点です。管理会社は「いつもの業者です」と基本的に相見積をとってくれません。さらに中古マンションの場合、緊急的に修理が必要な場面も頻繁に出てきます。その際は見積金額を検討する時間もなく、業者の言い値で発注することになります。このように中古マンションでは”昔から”長年の付き合いのある業者がいることによって、相見積を取ることなく業者選定を行っているので、その金額について正当性を評価することができません。

また支払承認においても請求書など証跡を確認するプロセスがありませんでした。一般的な会社であれば支払手続きをする際は請求書など証跡の添付が必須だと思います。しかしこれも管理会社からは支払承認依頼だけがきます。この点については管理会社に添付を直接申し出ましたが、口頭で報告していますと対応してくれませんでした。

このように中古マンションでは数十年の歴史が弊害となってしまい、②、③にも共通しますが、昔からの慣行が間違っていてもそのまま行われていることが多くありました。

②勝手に知り合いの業者に発注

過去に一度でも認めてしまったことによって理事会に承認を得ることなく、勝手に知り合いの業者に工事を発注する住民がいます。これは専有部であっても共有部が原因であればマンションの管理費から支払われますし、漏水などの場合は保険金が降りる可能性もあります。勝手に発注されてしまってはその工事費用が正当な金額か評価することができません。

③紙のコピー代、割高なゴミ袋代など無駄なコストのオンパレード

中古マンションでは高齢の住民も多いので、総会があれば何十ページもの総会資料が紙で印刷されます。不動産業界自体が紙による手続きが多いことから管理会社も当たり前のように紙で印刷してきます。そのため年間のコピー代やその手間は高いコストになっています。

また中古マンションでは管理人も高齢になっていたり、長年勤めていたりすることが多いと思います。そうすると備品関係の購入先を見直さずに都度、お店で購入しているケースがあります。今ではAmazonをはじめ、安くて、手間をかけずに良いものが手に入ります。これも一般的な会社であれば購買管理で調達先の見直しが定期的に入りますが、これも管理会社は見直すこともせず、管理費から余計なコストを支払い続けています。

中古マンション管理の問題点まとめ

ここまで書いてきたように築数十年の中古マンションでは住むだけではわからない問題点がたくさん隠されています。どれも一つひとつは小さな問題点かもしれませんが、これが数十年の間、当たり前のように行われていると考えると、管理費用などのコストは相当な金額を無駄にしている可能性があります。また見直そうとしなければ管理会社が業務プロセスを変えることはありませんのでその無駄なコストは永続的に支払われ続けます。

多くのマンションでは管理会社に委託しているケースが多いと思います。私は理事長になり、問題点について指摘し、改善に向けて協力する旨を申し出ましたが、うやむやにされ全く効果がありませんでした。管理会社との関係を悪化させるわけにもいかず、改善は諦めることになりました。

そのため中古マンションの購入時に管理状況を確認する際は管理会社の一般的な管理能力だけではなく、新しい技術や制度への対応力などの改善努力が行われているかの確認が必要だと思います。この確認は難しいですが、直近の総会資料などを確認し、ローテクな資料を使っていたら危ないと判断した方がいいでしょう。
少しでも参考になれば幸いです。